Lær at give effektiv feedback

Tips til at give effektiv Feedback

En god leder og coach accepterer ikke, at der er noget der hedder fejltagelser og nederlag. De vender disse og ser dem som muligheder for at lære og udvikle sig. Vi lærer jo som bekendt ikke så meget af vore succeser, som vi gør af vore fejltagelser.

Derfor er det vigtigt at man kan give en effektiv feedback omkring problemer og adfærd. Det gælder lige meget om du er leder, coach, eller hvis du skal give ffedback til dine kolleger.  Den model vi her viser dig vil kunne hjælpe dig med at give feedback på en måde så det hjælper modtagerne med at lære og ændre sig. Feedback kan både bruges til at understøtte en positiv adfærd, og til at ændre en ikke ønsket adfærd. I denne tekst bruger vi betegnelsen ”problem”.

Som leder eller coach har du ansvaret for at skabe et miljø hvor det at give og modtage feedback er normen. Sunde og effektive teams udveksler feedback mellem alle medlemmer. Det er ikke kun chefen der giver medarbejderne feedback. Den slags envejs kommunikation hører forhåbentlig kun fortiden til.

 

De følgende gode råd giver dig et overblik over de forskellige elementer i en effektiv, og god feedback. Målet er at give feedback på er respektfuld og konstruktiv måde, således at din feedback også bliver modtaget. Feedback der ikke bliver modtaget, er jo ikke feedback.

 

1. Identificer problemet klart og tydeligt

Tag dig tid til at identificere problemet, eller emnet, helt klart og tydeligt så du kan give den bedst mulige feedback. Er dette et isoleret problem, eller ses det også andre steder? Hvordan påvirker det denne medarbejders præstationer? Hvordan påvirker det resten af teamets/organisationens præstationer og stemning?

 

2. Vælg rette tid og sted

Vælg et tidspunkt hvor I ikke bliver forstyrret, og hvor omgivelserne er passende til den type meddelelse du gerne vil aflevere. Forklar værdien af feedback og at du gerne vil give feedback for at støtte vedkommendes udvikling, og læring.

Hvis det er en mindre sag, så lad være med at gøre for meget ud af det.

 

3. Sæt scenen

Det kan godt være svært for nogle at modtage feedback. Den mest almindelige fejl er at tage det som en personlig kritik, og derved holde op med at lytte og blive defensiv.

Dette gør det meget svært for modtageren at ændre sin adfærd. Derfor er det vigtigt at personen ved at din feedback drejer sig om en bestemt adfærd, og ikke om personen.

 

4. Beskriv adfærden

Beskriv adfærden som du ser den. Vær specifik, og hold dig til fakta. For eksempel ”Du kommer altid for sent til vore team møder…”

 

5. Fremlæg din sag

Forklar hvordan denne adfærd påvirker andre, en selv, organisationen og så videre. For eksempel: ” Når du kommer for sent, så ser de andre kolleger dig ikke som et seriøst medlem af teamet”

 

6. Hold fast

Hvis hun/han gør modstand, lytter du selvfølgelig til indvendingerne, men står fast indtil du ved at din feedback er modtaget. For eksempel: ” Jeg forstår du har haft travlt den seneste tid, men det at du kommer for sent påvirker dine kolleger i teamet, som også har travlt”

Ofte så behøver du ikke gå længere end her til for at modtageren forstår og modtager din feedback.

Hvis dette er tilfældet så gå til trin 10, ellers så fortsæt med de følgende trin.

 

7. Udforsk sagen/emnet

Før du kan udarbejde en plan for ændringer, så er det vigtigt at du helt og holdent forstår hele sammenhængen, og grundene til at adfærden opstår. For eksempel: ”Har du problemer med at styre dig tid?”

På dette tidspunkt  er det muligt at modtageren kommer med en yderligere forklaring på adfærden, eller undskylde og love at ændre på adfærden.

 

8. Beskriv de positive konsekvenser

For at opbygge et større commitment til at foretage disse ændringer, så beskriv de positive konsekvenser der kommer der af.

For eksempel: ”Hvis du altid kommer til tiden vil du blive mere accepteret som et medlem af teamet, og du vil blive mere involveret i beslutningerne. Dine kolleger vil også have større tillid til at du kan overholde aftalerne”

Hvis I nu er enige, så gå til trin 10, ellers så tag trin 9.

 

9. Beskriv de negative konsekvenser

Hvis modtageren stadig gør modstand mod din feedback, så må du gå videre og beskrive de mere negative konsekvenser af adfærden. Hvad det kan være afhænger helt og holdent af adfærdens karakter.

Det er ikke alle mennesker der er åbne overfor at modtage konstruktiv feedback, og som er villig til at ændre sin adfærd. Hvis personen du giver feedback til ikke kan eller vil bruge din feedback til noget, så må du beslutte dig for enten at acceptere deres adfærd, eller afslutte forholdet.

 

Hvis personen ikke vil modtage din feedback skal du også se på dig selv. Hvordan afleverer du din feedback? Er der noget ved din adfærd der kunne skabe denne modstand? Det er vigtigt at du en gang imellem modtager feedback på hvordan du giver feedback. Find ud af hvordan du påvirker andre mennesker, og husk på at ikke alle reagerer ens.

Det er meget effektivt at kende til de forskellige persontyper, og hvordan man påvirker de enkelte. Det er vigtigt for samarbejdet i et team at alle medlemmerne kender kollegernes persontype, og ved hvordan de skal håndtere dem.

Hvis I ikke allerede har gjort det, så er en rigtig god ide at lave persontype analyser via DISC, MBTI eller andet, så alle kender teamets styrker og svagheder. Samt ikke mindst hvordan man reagerer på hinanden.

En såkaldt 360 graders analyse er også en rigtig god idé at lave en gang imellem.

 

10. Plan for ændringer.

Udbyttet af denne proces er en plan for ændring af adfærden. Planen skal indeholde en beskrivelse af problemet som begge parter er enige om. Det er jo bedst at vi taler om det samme. Den skal også indeholde en handlingsplan, eventuelt med milestones, samt en aftale om at evaluere resultatet om f.eks. to uger. For eksempel igennem en coach samtale.

 

 

Om Coach Academy

Coach Academy har leveret online coach uddannelser siden 2003 og har uddannet over 3500 coaches.

Kontakt oplysninger

 

  info (@) coachacademy.dk
 207 Regent Street - London W1B 3HH

 

Coach Academy

Fra bloggen

Coach Uddannelser

  • MCbanner 260 65
  • MBCbanner-260-65
  • STCbanner 260 65

Vi bruger cookies til at forbedre din oplevelse og brugervenlighed af vores webside. Alle disse cookies respekterer dit privatliv. Se vores privatlivspolitik under Support. To find out more about the cookies we use and how to delete them, see our Privacy Policy.

Jeg accepterer cookies fra denne webside.